Mnoho lidí bojuje s hledáním způsobů, jak efektivně pracovat, aby jejich pracovní doba byla co nejproduktivnější. Naučit se efektivně pracovat však může pozitivně ovlivnit nejen vaše pracovní dny, ale také vaše osobní duševní zdraví. Pokud považujete za náročné být v práci efektivní, existuje mnoho metod, jak svou efektivitu zvýšit, a můžete si vybrat, které vám nejlépe vyhovují.
Co to znamená pracovat efektivně?
Pracovat efektivně znamená maximalizovat čas, který trávíte v práci, abyste byli produktivní, když to potřebujete. Znamená to také dbát na to, abyste nemuseli pracovat déle nebo tvrději, než je nutné, abyste dosáhli svých cílů. Ti, kteří pracují efektivně, nemusí nutně pracovat déle nebo pracovat tvrději celý den než jejich spolupracovníci, pouze dobře rozumí tomu, jak pracují a jak si efektivně rozvrhnout čas.
Naplánovat a rozvrhnout si svůj den podle svých nejlepších schopností, abyste splnili úkoly, které musíte splnit, a zároveň se starali o sebe a svou úroveň stresu, je velmi důležité, zvláště pro ty, kteří mají každý den hodně práce. Většina lidí nedokáže celý pracovní den pracovat hektickým tempem s maximálním úsilím, takže zorganizovat si efektivní práci může být velmi užitečné.
Zde jsou tipy, které můžete použít, abyste se naučili, jak efektivně pracovat:
1. Udržujte si pořádek
Používání organizačních nástrojů k řízení vašeho dne je jedním z nejlepších způsobů, jak efektivně pracovat. To může zahrnovat používání seznamů úkolů, plánů, kalendářů, plánovačů a aplikací, které vám pomohou plánovat čas. Může chvíli trvat, než objevíte správnou kombinaci organizačních metod, které jsou nejužitečnější pro to, jak přemýšlíte a pracujete, ale pokud to zjistíte, může to zvýšit vaši produktivitu. Zkoumání toho, co funguje na ostatní, a zkoušení různých metod je dobrý způsob, jak zjistit, co funguje pro vás.
Je také důležité si uvědomit, že pokud vám osobně nepomáhá nějaký organizační nástroj, je v pořádku místo toho zkusit něco jiného, i když ostatní považují tento nástroj za užitečný. Mysl lidí funguje jinak a existuje spousta různých pracovních stylů. Dobře znát sám sebe je dobrý způsob, jak zjistit, jak si udržet pořádek způsobem, který budete udržovat a používat.
2. Použijte krátký seznam úkolů
Příliš dlouhý seznam úkolů vám může připadat ohromující a nekonečný, takže použití krátkého seznamu vám může pomoci zůstat uspořádané, ale ne zavalené. Pokud se soustředíte na tři až pět nejdůležitějších věcí na vašem seznamu, bude váš seznam vypadat lépe zvládnutelný a pomůže vám soustředit se na nejdůležitější úkoly. Mohou existovat další věci, o kterých víte, že se k nim musíte dostat, a můžete se rozhodnout si je zapsat, abyste si zapamatovali, co to je. Ale seznam úkolů, který máte přístupný, je obvykle nejúčinnější, když je krátký.
3. Vytvořte rutinu
Ať už děláte podobné úkoly každý den, nebo máte více rozmanitosti ve své práci, vytvoření rutiny vám může pomoci efektivně řídit svůj čas a vědět, co můžete každý den očekávat. Pokud například zjistíte, že často trávíte první hodinu každého dne odpovídáním na e-maily nebo prováděním jiných administrativních úkolů, protože vám to pomáhá dostat se do produktivnějšího rozpoložení mysli, můžete se rozhodnout, že na tyto úkoly budete mít stanovený čas. Pak se nemusíte divit, s čím začnete.
Můžete také zjistit, že jste v určitých denních dobách ve srovnání s jinými produktivnější, a vytvořit si rutinu, kdy vaše složitější úkoly spadají do produktivnějších hodin. Rutiny mohou být uklidňující a mohou vám pomoci vyhnout se nejistotě ohledně toho, co byste měli dělat kdykoli během dne.
4. Dobře komunikujte
Jedním z nejlepších způsobů, jak efektivně pracovat se svými kolegy, je dobře komunikovat. Nesprávná komunikace může vést ke zpožděním a problémům s tím, jak se práce dělá, takže zajištění jasné komunikace může pomoci práci dělat efektivněji. To znamená klást otázky a ujasňovat si úkoly, které vám jsou přiděleny, a také jasně komunikovat s těmi, se kterými pracujete nebo na které delegujete. Dobrá komunikace může také zabránit tomu, aby více lidí pracovalo na stejném úkolu, aniž by si byli vědomi práce, kterou dělají ostatní.
5. Naplánujte si úkoly
Když si vytváříte seznam úkolů a vytváříte rutinu, možná zjistíte, že znáte nejlepší denní dobu, kdy můžete pracovat na určitých úkolech, které máte. Možná vidíte, že zítra máte čtyři hodiny nepřetržitého času a tři z nich připadají na denní dobu, kdy jste nejproduktivnější. Můžete se rozhodnout naplánovat si nejdůležitější úkoly na tyto tři hodiny. Potom minimalizujete narušení, která mohou zkomplikovat dokončení práce, a využijete to, co o sobě víte, abyste našli správný čas na práci na klíčových úkolech.
6. Stanovte si priority svých úkolů
Jedna věc, která může být užitečná při používání seznamu úkolů nebo jiných organizačních metod ke sledování vašich úkolů, je stanovení priority úkolů. Chcete-li to provést, můžete své úkoly seřadit pomocí čísel nebo můžete úkoly seskupit do kategorií jako „nejnaléhavější“, „méně naléhavé“ a „nenaléhavé“. Úkoly můžete také organizovat podle toho, kolik úsilí vynakládají, kolik se potřebujete soustředit a jak jsou důležité. Cokoli vám pomůže nejlépe určit priority vašich povinností, může být užitečné.
Pokud upřednostníte své úkoly, může vám to pomoci rozhodnout, které omezené položky patří do vašeho seznamu úkolů a jak si naplánovat práci na těchto úkolech. Pro někoho to může znamenat, že nejdříve udělá ty nejnaléhavější úkoly, ale pro jiné to může být práce na nejnaléhavějších úkolech, když se na ně můžete soustředit.
7. Vyhněte se rozptylování
Pokud se nebudete rozptylovat, může být vaše pracovní doba efektivnější. Rozptylováním mohou být chaty s vašimi spolupracovníky, sociální média, zprávy nesouvisející s prací a mnoho dalších věcí spojených s vaším mobilním telefonem a zejména s internetem. Můžete také zjistit, že když pracujete na obtížnějším projektu a snažíte se soustředit, myslíte na další věci, které musíte udělat nebo si chcete zapamatovat. Cokoli, co vás odvádí od toho, na co se potřebujete soustředit, může být rozptýlením, a to zahrnuje jak pracovní, tak osobní věci.
8. Použijte svůj kalendář k plánování pracovní doby
Pokud máte nabitý program se spoustou schůzek nebo jinými nároky na váš čas, může být těžké najít čas na to, abyste skutečně udělali práci, kterou musíte udělat. Možná bude užitečné naplánovat si čas pro sebe pomocí kalendáře. To vám může připomenout, kdy jste se chtěli soustředit na určitý úkol, nebo to může jen zablokovat čas, aby vám ostatní mohli naplánovat schůzky během tohoto vyhrazeného času.
9. Buďte opatrní s multitaskingem
Multitasking může být v některých situacích užitečný, ale v jiných situacích jen odvádí pozornost. Dávejte pozor na to, kdy a jak provádíte multitasking, aby vám dva netrvalo déle dělat dva úkoly najednou, než je dělat jeden po druhém. Jsou chvíle, kdy je v pořádku multitasking a ve skutečnosti může být produktivnější, takže budete muset zjistit, co je pro vás v práci nejúčinnější.
Můžete například zjistit, že můžete poslouchat diskuzi na schůzce a současně provádět některé administrativní úkoly, což vám ušetří čas. Ale můžete také zjistit, že nemůžete pracovat na důležitém projektu a odpovídat na e-maily, když přicházejí. Důležité je pochopit, co pro vás funguje a co je pro vaše aktuální úkoly nejlepší.
10. Nastavte si další den
Mnohým může rozhodnutí, co začít, když dorazíte do práce, nějakou dobu trvat. Možná se budete muset zorganizovat, vytvořit seznam úkolů nebo rozhodnout o svých prioritních úkolech a často to může být časově náročné. Pokud však na konci pracovního dne strávíte nějaký čas organizováním se na následující den, může vám to umožnit začít pracovat hned po příchodu do práce.
Například, když máte na den hotovo, pravděpodobně máte dobrou představu o tom, co budete muset udělat další den. Můžete si vytvořit seznam svých hlavních priorit a cílů na další den a také úkolů, které chcete dokončit. Protože je to všechno pravděpodobně čerstvější ve vaší mysli, bude pravděpodobně trvat méně času sepsání a příprava.
11. Označte svůj pokrok
Jedním z nejlepších způsobů, jak se povzbudit k efektivnější práci, je označit si svůj pokrok. Až budete během dne dosahovat věcí a plnit úkoly, můžete je odškrtávat ze seznamu úkolů nebo rozpoznat svůj pokrok jinými způsoby, které vám přijdou užitečné. Uvědomění si, že jste během svého pracovního dne udělali pokrok, vám může pomoci cítit se více dychtiví přijmout více a pomoci vám vážit si úspěchů, kterých jste během dne dosáhli.
Navíc, pokud budete někdy potřebovat podrobnosti o svých úspěších, abyste je mohli prodiskutovat během diskuse o hodnocení výkonu, možném zvýšení nebo dokonce novém zaměstnání, budete mít záznam, na který se můžete ohlédnout.
12. Snižte svůj stres
Jedním ze skvělých způsobů, jak vám pomoci pracovat efektivněji, je snížit stres. To může být náročné v závislosti na práci, kterou děláte, vašem osobním životě a vaší osobnosti, ale nalezení způsobů, jak snížit stres, vám může pomoci být efektivnější, cítit se ve své práci spokojenější a snáze odpočívat, když zrovna nejste v práci. Existuje mnoho způsobů, jak snížit stres, včetně všímavosti, cvičení, krátkých přestávek a mnoha dalších typů sebepéče. Najděte, co vám vyhovuje, a použijte to, abyste zůstali v klidu po celý pracovní den.
13. Relaxujte a vypněte
A poslední naučte se odpočívat a vypnout. Celodenní stres a práce nás nijak nenaplňuje, naopak nám to energii bere. Dívání se do počítače a obrazovky celé hodiny tomu moc nepomáhá. Naopak nás z toho bolí oči a jsme zralí naopak na spánek. Pro úlevu od celodenní námahy očí můžete využít brýle proti modrému světlu, pokud jdeme na sluníčko využijme polarizační čočky, které uleví od slunečního záření a před spaním můžete využít naše čočky NightShield, které pomohou s tvorbou melatoninu a spánek může být kvalitnější. A po očích nezapomeňte také na mysl, je dobré zkusit dechové cvičení, meditaci, nebo proste oblíbený seriál, po kterém dokážete vypnout a nad ničím nepřemýšlet.
